공탁관계장부등과 장부의 보존과 폐기

 1. 공탁관계장부 및 보존.폐기

    공탁관계 장부 등의 종류와 공탁관계장부 등의 보존과 폐기등에 대하여 알아보도록 하겠습니다.

    

2. 결론

    가. 공탁관계장부 개관

         1) 공탁사무는 금전, 유가증권 또는 그 밖의 물품 등 타인의 중요재산에 관한 사무이므로 공탁관계장부 등의 정확한 정리가 요구된다. 

         2) 공탁관은 공탁물의 종류에 따른 원장･출납부･사건부와 불수리사건 관리부 및 문서건명부를 전산정보처리조직을 이용하여 기록･관리하여야 한다(공탁규칙 3조 1항). 공탁사무에 관한 장부와 각종 문서의 양식은 전산정보처리조직에 의한 공탁사무처리지침(행정예규 1282호)과 공탁사무 문서양식에 관한 예규(행정예규 1235호)에 정하여져 있다(공탁규칙 3조 2항).

    나. 장부 등의 종류

         1) 원장

             - 원장은 개개의 공탁사건에 관하여 공탁의 내용과 공탁물의 수급상황 및 권리변동사항을 등록한 기본 장부를 말한다(공탁규칙 4조). 원장은 공탁물의 종류에 따라 공탁금원장･공탁유가증권원장･공탁물품원장으로 구분된다. 

            - 전산시스템으로 금전･유가증권･물품공탁의 각 원장을 조회하여 사용할 수 있다.

         2) 출납부

             - 출납부는 공탁물의 실제적 수급상황을 기재하는 장부이다. 출납부도 공탁물의 종류에 따라 공탁금출납부･공탁유가증권출납부･공탁물품출납부로 구분된다. 

            - 전산시스템으로 공탁번호 또는 출납일자별로 조회하여 사용할 수 있다.

         3) 사건부

             - 사건부는 공탁신청사건의 접수사실을 등록하는 장부를 말한다. 사건부도 공탁물의 종류에 따라 금전공탁사건부･유가증권공탁사건부･물품공탁사건부로 구분된다. 

            - 공탁번호 또는 일자별로 접수된 사건의 내역을 조회하여 사용할 수 있다.

         4) 불수리사건 관리부

             불수리사건 관리부란 공탁관이 공탁신청이나 공탁물 출급･회수청구를 불수리한 경우 그 결정연월일과 고지연월일, 이의신청이 있는 경우 이의신청일 및 결과를 등록하는 장부이다(공탁규칙 7조).

         5) 문서건명부

             - 문서건명부에는 공탁신청과 불수리 결정의 고지 이외의 공탁관련 모든 문서의 접수 및 발송사실을 등록한다(공탁규칙 8조 1항). 문서건명부의 진행번호는 접수문서와 발송문서를 구분하지 않고 등록순서에 따르며 매년 그 번호를 새로 부여한다(공탁규칙 8조 2항).

            - 문서건명부에 등록할 접수문서로는 공탁물 출급･회수청구서, 공탁서 정정신청서, 열람 및 사실증명신청서, 공탁금 회수제한신고서, 공탁수락서, 공탁유효의 확정판결등본, 가처분･가압류･압류･전부･추심명령서, 양도통지서, 질권설정통지서 등이 있으며, 발송문서로는 공탁통지서, 공탁사유신고서 등이 있다.

            - 전산시스템으로 공탁번호 또는 일자별로 각종 문건을 조회하여 사용할 수 있다.

         6) 일계표

             - 일계표란 납입 및 지급된 공탁사건 건수와 총액을 매일 등재하는 표이다.

             - 공탁관은 납입 및 지급된 공탁사건에 관하여 매일 일계표를 전산정보처리조직으로 출력하여 법원장의 결재를 받아야 한다. 그러나 지방법원 지원에서는 지원장, 시･군법원에서는 시･군법원 판사의 결재를 받아야 한다(공탁규칙 9조). 장기미제 공탁사건 등(공탁 후 5년이 지난 사건, 공탁금이 10억 원 이상인 사건 또는 이자만 남아 있는 사건)의 공탁금 지급이 이루어지면 일계표 결재시 공탁관은 ‘장기미제 공탁사건 등 지급내역’을 공탁전산시스템으로 출력한 후 출급･회수청구서 또는 이자청구서와 제출된 인감증명서, 위임장의 사본을 첨부하여 결재를 얻고, 이를 일계표와 함께 보관한다(행정예규 1154호).

         7) 월계대사표철

             - 공탁관은 출납부를 공탁물보관자 장부와 대조하기 위하여 전월분 월계대사표를 매달 초에 공탁물보관자에게 보내고, 공탁물보관자는 이를 확인한 후 공탁관에게 보내야 한다. 그러나 물품공탁의 경우에는 전년분에 관하여 매년초에 이를 할 수 있다(공탁규칙 50조 1항).

            - 위 확인을 마친 때에는 공탁관은 지체 없이 증빙서류와 대조하여야 하고, 위 대조 결과를 매달 초 소속 지방법원장에게 보고(공탁규칙 50조 2항･3항)한 후 월계대사표철에 편철하여 보관한다.

         8) 기타 문서철

             기타 특별한 규정이 없는 서류들은 편철하여 보관한다. 예를 들어, 기록 보존기간이 만료되어 폐기된 공탁사건에 대한 사실증명신청서, 공탁기록 열람･복사신청서 등과 공탁 관련 협조문 등이 있다.

         9) 공탁기록

             - 공탁사건을 접수한 공탁관은 사건마다 공탁기록을 만들고 공탁에 관한 서류를 접수순서에 따라 해당 공탁기록에 편철한다(공탁규칙 10조 1항).

            - 공탁기록은 소송기록과 달라 대체적으로 부피가 작으므로 분실하기 쉽다. 따라서 공탁기록보관함에 적당한 부피(약 100건)에 이르기까지 공탁기록을 보관하고 보관함 전면에 “○○년 금 제 ○○부터 제 ○○까지”라고 표시하여 보관함이 편리하다. 공탁관은 공탁기록에 편철되는 서류 이외의 서류는 일계표철, 월계대사표철, 기타 문서철로 구분하여 정리･편철한다(공탁규칙 10조 2항).

         10) 기타 장부 및 서류편철장

              ① 공탁배당액 등 잔고현황 통보서철(재민 92-2)

              ② 관할공탁소로 송부한 공탁사건 접수부(행정예규 1167호)

              ③ 공탁금 포괄계좌입금신청자 명부(행정예규 1045호) 등

    다. 공탁관계장부 등의 보존과 폐기

         1) 공탁에 관한 서류는 타인의 재산에 관한 서류이므로 지급이 완료되지 아니한 서류는 물론이고, 지급이 완료된 서류라 하더라도 공탁처리절차에 관한 증빙서류이므로 엄중하게 보존할 필요가 있다. 특히 지급이 완결되지 아니한 공탁에 관한 서류에 대하여는 천재지변 등 긴급한 상황에서 서류의 보존을 위하여 필요한 경우가 아니면 사무실 밖으로 옮기지 못한다(공탁규칙 19조).

         2) 공탁관은 공탁에 관한 장부와 서류를 다음 구별에 의하여 보존하여야 하나, 관계서류를 합철하였을 경우에는 그 서류 중 보존기간이 가장 긴서류에 따라 보존한다(공탁규칙 17조 1항).

            ① 원장, 출납부, 사건부, 불수리사건 관리부, 문서건명부：사건별 완결연도의 다음 해부터 10년

            ② 공탁기록：완결연도의 다음 해부터 5년

            ③ 일계표철, 월계대사표철, 우편발송부, 기타 문서철：각 해당 연도의 다음 해부터 2년

            ④ 예규에 의하여 비치할 장부 및 문서편철장：해당 예규에 규정

         3) 위 장부와 서류는 보존기간이 끝난 후에도 보존하여야 할 특별한 사유가 있는 때는 그 사유가 존재하는 동안 보존하여야 한다(공탁규칙 17조 2항).

         4) 공탁관이 보존기간이 끝난 장부나 서류를 폐기하려면 그 목록을 작성하여 소속 지방법원장 또는 지원장의 인가를 받아야 한다(공탁규칙 18조).

3. 결론

   공탁관계 장부 등의 종류와 공탁관계장부 등의 보존과 폐기등에 대하여 알아보았습니다. 다음에는 조금 더 유익한 정보에 대하여 알아보도록 하겠습니다.